domingo, 12 de diciembre de 2010

EVIDENCIA MAPA DE PROCESOS

5.       Responda a las siguientes preguntas.

a.         Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades.
Un mapa de procesos es un diagrama grafico que visualiza los procesos de una empresa, organización o sistema.
Los mapas de procesos tiene su origen en la utilización de los mapa mentales, el mapa mental es útil para organizar información, administrar el tiempo, liderar gente, o alinear objetivos y estrategias.

Los mapas de procesos son básicamente utilizados para tener una idea lógica y esencial de cómo son los procesos de una empresa. Son una herramienta que nos permite adquirir un mayor conocimiento de cómo funciona una empresa, y cuáles son sus requerimientos. (1)
Su funcionalidad radica por que  determina que cada proceso debe estar definido por un responsable, un alcance, unas interacciones y responsabilidades, procedimientos, documentos, obligaciones, requisitos de entrenamiento, controles de evaluación y retroalimentación, medidas de evaluación y objetivos, ciclos de vida y procedimientos de cambio.(4)


b.         Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.
Se ha convertido en una práctica generalizada por las empresas certificadas o en un proceso de certificación, probablemente  siguiendo lo establecido en los requisitos generales del apartado 4.1 de la Norma ISO 9001:2000 que establece que la organización debe :
·         Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.
·         Determinar la secuencia  e interacción de estos procesos (mapa )
·         Determinar (planear) los criterios y métodos para la operación y control de los procesos, considerando las características de los productos, el seguimiento y la medición, y los aspectos económicos.
·         Determinar y suministrar los recursos necesarios para la operación y el control del proceso.
·         Realizar seguimiento, medición y análisis de los resultados de los procesos.
·         Implementar acciones necesarias para lograr los resultados planificados y mejorar continuamente.(4)
Con el claro objetivo de desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de calidad,  para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. (3)
Para definir alcance, misión, límites de procesos, entrenamiento de equipo, desarrollar una visión del proceso, definir medios de evaluación y expectativas de procesos, describir el proceso, reunir datos de costo, tiempo y valor, realizar los repasos del proceso, solucionar diferencias y actualizar documentación. (4)
c.         Que permite identificar los Mapas de Procesos.
En el mapa de procesos debemos incluir:
·         Procesos de planificación como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección. O para la Gestión de la organización, estos son procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de Políticas, fijación de objetivos, proveedor de comunicación, asegurar disponibilidad de los recursos requeridos y la revisión por la dirección

·         Procesos de gestión de recursos como aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios (humanos, infraestructura y ambiente de trabajo). Estos incluyen todos aquellos procesos necesitados para gestión de apoyo, realización y medición.

·         Procesos de Realización del producto o servicio, como aquellos procesos que permiten  llevar a cabo la producción y/o la prestación del servicio. Estos incluyen todos los procesos que proveen las salidas intencionadas de la organización

·         Procesos de medición, análisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos y obtener datos sobre el análisis del desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, es decir establecer  acciones de mejora.

              Los procesos son de tres tipos:
1.    Procesos estratégicos: como son los procesos de planificación o para la gestión de la organización.
2.    Procesos operativos: como son los procesos de realización del producto o servicio. Son procesos misionales o de  línea.
3.    Procesos operativos como aquellos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.


d.        Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.
Se utilizan cuando es necesario implementar el mejoramiento de procesos en una empresa, la definición del mapa de procesos es un paso dentro de las estrategias de mejoramiento de las empresas: II Comprensión de los procesos: comprender las dimensiones del proceso actual.  
Tanto los mapas de procesos como los mapas estratégicos debería ser una representación de cómo la empresa espera alcanzar los resultados planificados para el logro de su estrategia o política de calidad.
Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones.
Cuando existe la necesidad continúa de capacitar personal para llevar a cabo el trabajo.
Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo. (5)

e.        Cuáles son  las dos alternativas  que existen para  representar un proceso  y explíquelas.
Cuando el resultado (producto o servicio) requiere de la participación activa de varias unidades de trabajo, resulta útil comenzar el análisis con el mapa de procesos cruzados. También lo podemos realizar una vez hemos definido el flujograma para hacer un análisis más profundo del movimiento entre unidades y tiempo de ciclo.
Por el contrario, si los pasos o tareas del proceso se llevan a cabo en una misma unidad de trabajo, entonces el flujograma puede ser la mejor alternativa.
El flujograma es una fotografía esquemática de un proceso en la que se utiliza símbolos con flechas para representar los pasos en orden secuencial. Es útil cuando iniciamos el análisis de un proceso complejo, pues nos permite representar todos los pasos y elementos que intervienen en el mismo, de una forma simple.

f.         Explique las alternativas para representar los procesos  cruzados y grafíquelos.
Mapa funcional:
Se utiliza para clarificar la forma en que esta organizado el trabajo, paso a paso a través del proceso y como las actividades cruzan los limites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.
Usualmente la grafica es en columnas, en las columnas se identifican las unidades o individuos que participan en el proceso, en orden de procedencia, de izquierda a derecha. Bajo cada columna, comenzando desde la primera, se representan las actividades que se realizan en esa unidad.
Mapa de tiempo:
Este se construye para representar el ciclo de tiempo a través del proceso. Comúnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo, esto es, agilizar el proceso. Sin embargo, en procesos sumamente complejos puede resultar un diagrama demasiado cargado. (5)
g.        Cuáles son los símbolos utilizados  en los Mapas de Procesos y explique cada uno.


CYBERGRAFIA:
(4) bdigital.eafit.edu.co/bdigital/TESIS/T658.5L864/marcoTeorico.pdf
(5)adsimariquita.hiperibague.com/Documentacion/mapa%20procesos/otromapaproceso.htm
(6)www.excellentia.com.uy/articulos/excellentia_articulo_1185641521.pdf

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